Bewaartermijnen in HR

In het onderstaande overzicht vind je een opsomming van de bewaartermijnen en de grondslagen.

Personeelsdossier algemeen:

De maximale bewaartermijn van personeelsdossiers is, gebaseerd op de AVG, de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, vastgesteld op maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband. Langer bewaren mag alleen als er een wettelijke verplichting is, zoals de fiscale bewaarplicht, of bij juridische procedures. Artikel 5 lid 1 sub e AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan strikt noodzakelijk. Zodra er geen noodzaak meer is, moeten de gegevens worden vernietigd om de privacy van werknemers te waarborgen. De AP heeft daarom in haar richtlijnen een bewaartermijn van maximaal twee jaar neergelegd.

Wat valt er onder de bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband?

Onder deze bewaartermijn van twee jaar na einde dienstverband vallen de volgende documenten:

• Arbeidsovereenkomst: arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen daarin) mogen tot twee jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard, terwijl salarisafspraken tot zeven jaar moet worden bewaard. Dit heeft te maken met het beginsel van dataminimalisatie, hetgeen met zich meebrengt dat persoonsgegevens zo kort mogelijk bewaard dienen te worden tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft. De AP stelt een bewaartermijn van twee jaar voor personeelsdossiers, maar de fiscale verplichtingen vereisen dat salarisinformatie/arbeidsvoorwaarden zeven jaar beschikbaar blijft. Het advies is om arbeidsovereenkomsten na twee jaar te vernietigen en uitsluitend de fiscaal relevante salarisafspraken zeven jaar te bewaren.
• Studiedocumenten (certificaten); 
• CV van werknemers die in dienst zijn getreden;
• Verzuimdossiers; bewaartermijn van twee jaar volgt uit de beleidsregel ‘De zieke werknemer’ van de AP.
• Evaluaties en functioneren;

De termijn van twee jaar na einde dienstverband kan worden verlengd in geval van een arbeidsconflict of een lopende rechtszaak. Zodra deze noodzaak vervalt, moeten de dossiers worden vernietigd.

We kennen ook een bewaartermijn van zeven jaar!

Algemene administratie

De bewaartermijn voor administraties bedraagt zeven jaar, zoals vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De Belastingdienst verplicht bedrijven om gedurende deze periode alle gegevens te bewaren die relevant zijn voor de belastingheffing, waaronder financiële administratie en algemene bedrijfsgegevens. Daaronder vallen de volgende documenten:

• 30%-regeling: fiscale regeling;
• Loonstrook: onderdeel van loonadministratie;
• Declaratie: onderdeel van financiële administratie;
• Jaaropgave: onderdeel van loonadministratie;
• UWV: gegevens met betrekking tot sociale verzekeringsaanspraken vallen onder de fiscale bewaarplicht;
• Overeenkomsten niet zijnde arbeidsovereenkomsten*: voor zover het hier gaat om freelance- of leveranciersovereenkomsten.

Afwijkende wettelijke bewaartermijn van vijf jaar;

• ID-bewijs

De bewaarplicht van vijf jaar na einde dienstverband voor een kopie van een identiteitsbewijs is gebaseerd op de Wet op de loonbelasting 1964 en de AWR. Deze verplichting is nader uitgewerkt in de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011, waarin de administratieve verplichtingen van werkgevers specifiek worden geregeld. Volgens artikel 7.5 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 moet een werkgever een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer bewaren gedurende de duur van het dienstverband en tot vijf jaar na het einde daarvan.

• Loonbelastingverklaring

Loonbelastingverklaringen moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. Deze verplichting volgt uit de Uitvoeringsregeling Loonbelasting, de AVG en de richtlijnen van de AP. Na deze periode vervalt de noodzaak om de verklaring te bewaren, en op grond van de AVG moet het document dan worden vernietigd.

Automatische bewaking van de bewaartermijn

In eveHRyday bewaken we automatisch de bewaartermijnen, zodra je een document upload zorg er dan voor dat je het juiste document type selecteert. Wij hebben daar de wettelijke bewaartermijnen zoals hierboven uitgeschreven aan gekoppeld.  Je kunt eenvoudig via menu documenten een overzicht laden van vervallen documenten om deze te verwijderen uit je systeem.