English
Als werkgever mag je je werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer. Vaak wordt een lagere reiskostenvergoeding gehanteerd, maar het kan ook zijn dat de maximale vergoeding wordt uitgekeerd. Voor jou als werkgever kan het interessant zijn om de reiskostenvergoeding optimaal te benutten. Ook voor je medewerkers kan dat voordelig uitpakken. Dit kun je doen door een cafetariaregeling aan te bieden.
Reiskosten worden vergoed als je werknemer aan bepaalde voorwaarden voldoet. Ontvangt je medewerker een vaste reiskostenvergoeding, dan is deze meestal gebaseerd op de berekening van de methode die de Belastingdienst voorschrijft. Als je medewerker tenminste 60% van de dagen waarover hij reiskostenvergoeding ontvangt naar kantoor komt, mag je een vaste formule toepassen om een vaste reiskostenvergoeding uit te keren. Voor 5 dagen per week rekent de Belastingdienst hiervoor met 214 dagen per jaar. Hierdoor hoeven niet direct de reiskosten stop te worden gezet tijdens vakantie, ziekte of bijvoorbeeld studie.
Is de reisafstand groter dan 75 kilometer enkele reis, dan eist de Belastingdienst dat je de reiskosten van je medewerker op basis van nacalculatie vaststelt. Dit dient berekend te worden door middel van een kilometer- / aanwezigheidsregistratie na afloop van het kalenderjaar dat de medewerker daadwerkelijk 60% van de tijd op en neer gereisd heeft.
Sinds 2006 bedraagt de maximale onbelaste vergoeding € 0,19 per kilometer. Vanaf 2023 wordt dit bedrag verhoogd naar € 0,21 en per 2024 naar verwachting naar € 0,23. Veel bedrijven hanteren een ondergrens. Als je medewerker bijvoorbeeld dichtbij zijn werk woont, krijgt hij geen reiskostenvergoeding. Maar er is ook een bovengrens. Sommige bedrijven houden 75 km als bovengrens aan anderen hebben een eigen, lagere, bovengrens.
Meer weten?
In de volgende blog geven we je 2 concrete voorbeelden van de cafetariaregeling voor reiskosten. Andere bekende voorbeelden van een cafetariaregeling zijn vakbondscontributie en fiets.