Documenten

In eveHRyday kun je documenten toevoegen bij werknemers en bij een bedrijf. Wanneer je dit doet kun je kiezen uit een aantal categoriëen.  Aan een aantal categoriëen worden automatisch documenten toegevoegd.  Er zijn twee categoriëen die een automatische  notificatie versturen naar de salarisverwerker. Per document - ook de automatisch toegevoegde - kun je selecteren of deze zichtbaar of onzichtbaar moeten zijn.  Team managers hebben geen toegang tot de documenten van de werknemers.

Tijdens het uploaden maar ook daarna kun je de categorie of de naam van het bestand aanpassen.

ESS

Via de Employee Self Service kunnen medewerkers documenten aanleveren. Ze moeten daarvoor klikken op de documenten knop onderaan in de app. Zodra een medewerker een document toevoegt ontvangt de company manager een email notificatie. Deze kan ook worden uitgezet. De company manager kan dan beoordelen wat met het document te doen. Het document wordt standaard in de categorie Algemeen geplaatst.

Documenten templates

Maak eenvoudig templates aan, leer meer hierover in het support artikel documenten templates.

Digitaal ondertekenen

eveHRyday is partner van Signhost, ook wel bekend als Evidos en onderdeel van Entrust.  Lees meer in het support artikel elektronische handtekening.

Bewaartermijnen

In eveHRyday voegen we automatisch per document type de wettelijke bewaartermijn toe. Lees hier meer over de bewaartermijnen.

We kennen de volgende typen documenten:

Loonstroken, jaaropgaven en declaratie bijlagen

Loonstroken en jaaropgaven worden automatisch gevuld, deze worden periodiek opgehaald uit de salarissoftware.  De bijlagen bij de declaraties worden verzameld in de categorie declaraties op het moment van goedkeuring van een declaratie.

Notificatie bij toevoegen

Wanneer er een document wordt toegevoegd aan de categorie 30% regeling of aan de categorie UWV dan wordt er een notificatie verzonden naar de salarisverwerker en naar het cc e-mail adres in instellingen.  Hierdoor hoeven deze documenten die noodzakelijk zijn voor de salarisverwerker niet separaat te worden aangeleverd.

Downloaden

Je kunt op medewerker- of bedrijfsniveau alle documenten of een selectie daarvan in één keer downloaden.  

Verwijderen

Je kunt op medewerker- of bedrijfsniveau de documenten een voor een verwijderen.   Wil je alles in één keer verwijderen dan kunnen we dat bij eveHRyday voor je doen.  Dien hiervoor een verzoek in via support@evehryday.com en we zullen dit voor je uitvoeren.  Let op: eenmaal verwijderd kunnen we het niet meer terughalen, daarom ook dat we bulk verwijderen niet openstellen voor alle gebruikers.