English
Met documenten templates kun je standaard documenten in je organisatie automatisch verrijken met de gegevens van de medewerker.
Om document templates te kunnen beheren dient de permissie Instellingen: Algemeen bij de bedrijfsmanager geactiveerd te zijn.
In eveHRyday hebben we heel veel werknemer gegevens, veel van die gegevens worden ook vaak ingevuld in allerlei overeenkomsten tussen werkgever en werknemer. Denk daarbij aan een arbeidsovereenkomst waar je naast de NAW gegevens ook contract en salarisgegevens wilt opnemen. Of een lease auto overeenkomst, daarin zet je graag om welke auto het gaat.
In eveHRyday kun je eenvoudig onbeperkt templates toevoegen waarbij we met wat wij noemen 'Replacement Tags' de diverse variabele velden benoemt zodat je die later eenvoudig kunt genereren.
Na het genereren van zo'n document kun je uiteraard ook gebruik maken van de functie elektronische handtekening. Hierover lees je meer in het support artikel online ondertekenen.
Replacement tags
Een template maak je eerst in Word. Vervolgens ga je op zoek in eveHRyday naar de gewenste replacement tags. Je vind de replacement tags via het linkermenu, kies voor instellingen, daarna klik je op de tab 'Templates'.
Bovenaan die tab zie je de mogelijkheid om je template te uploaden. En zodra je een of meerdere templates hebt gemaakt en geupload kun je ze daar ook weer terug vinden. Je kunt van die templates een voorbeeld bekijken. Je kunt ook je template downloaden waarna je iets kunt aanpassen om vervolgens de template weer toe te voegen.
Daaronder staan de replacement tags. In de eerste kolom staat de omschrijving van het veld. In de tweede kolom staat de replacement tag. Deze ziet er altijd zo uit: ${first_name} met tussen de accolades de veldnaam. Als laatste kolom staat dan de waarde.
Kopieer elke gewenst replacement tag naar je Word template, zorg dat je de opmaak aanpast aan die van je Word template. Opslaan, uploaden en klaar.
Template genereren
Je gaat naar de werknemer, of nieuwe werknemer bij de concept mutaties, en vervolgens kies je voor Documenten in de horizontale menu balk.
Kies voor '+ Document Toevoegen'.
Kies eventueel het type waardoor je direct ook de juiste bewaartermijn instelt en bepaal of het document zichtbaar mag zijn voor de werknemer.
Nadat je het document hebt gegenereerd klik je op de rij en dan kun je direct een voorbeeld zien of het document afdrukken of aanbieden voor een elektronische handtekening.