English
Wil je geheel papierloos werken dan ondersteunen we met eveHRyday ook online ondertekenen.
We hebben ervoor gekozen om daarvoor een partnership met Entrust/Signhost aan te gaan.
Wanneer je gebruik wilt maken van de functie online ondertekenen in eveHRyday dan moet dit eerst geactiveerd worden binnen je bedrijf of bedrijven. Heb je rechtstreeks een abonnement op eveHRyday neem dan contact met ons op, we zetten deze functie dan actief in jouw omgeving. Maak je gebruik van eveHRyday via je salarisverwerker of accountant, neem dan contact op met hen. Zij kunnen dan contact met ons opnemen om deze functie actief te zetten in hun omgeving en het voor jouw bedrijf of bedrijven te activeren.
Instellen
Als salarisverwerker stel je deze functie in onder instellingen per bedrijf. Je gaat daarvoor via het linkermenu instellingen naar de tab Algemeen. Onder ingeschakelde functies vink je vervolgens 'Document onderteken verzoeken' aan.
Bij de support tekst over documenten templates lees je hoe je een template kunt instellen waardoor je snel en eenvoudig bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst kunt genereren en ter ondertekening kunt aanbieden.
Aanvragen handtekening
Je gaat naar de werknemer, of nieuwe werknemer bij de concept mutaties, en vervolgens kies je voor Documenten in de horizontale menu balk.
Kies voor '+ Document Toevoegen'.
Nadat je een document hebt toegvoegd open je de regel. Je kunt dan eventueel daar de naam van het document nog wijzigen.
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Handtekening uitvragen'. Standaard staat het email adres van de werknemer al gevuld, je kunt dit nog wel wijzigen maar dit wijzigt dan alleen voor de aanvraag, niet in de stamkaart.
Vul daarna bij 'Ondertekenaar e-mailadressen' het e-mail adres van degene die moet ondertekenen in. Wil je meerdere ondertekenaars dan kun je deze e-mail adressen telkens door een komma gescheiden toevoegen.
Signhost
Hierna wordt het proces overgenomen door Signhost. Alle ondertekenaars ontvangen een email waarin een link staat om het document online te beoordelen en te ondertekenen. Nadat iedereen heeft ondertekend zal daarvan een melding gaan naar alle ondertekenaars met een kopie van het document alsmede een 'transactieverslag'. Dit verslag moet goed bewaard worden want daarmee toon je de rechtsgeldigheid aan van de ondertekening.
Documenten in eveHRyday
Het originele document in eveHRyday wordt nadat iedereen heeft ondertekend vervangen met een versie waarop de markering van ondertekening rechtsboven op het documentzichtbaar is .
Status & Intrekken
Wanneer je de document regel opent zie je ook direct de status, per ondertekenaar zie je dan of er reeds ondertekent is of dat het nog in afwachting staat.
Wil je nog een aanpassing doen dan kun je het ter ondertekening aangeboden document 'intrekken' oftewel annuleren. Vervolgens kun je het opnieuw aanbieden of verwijderen en een volledig aangepast document ter ondertekening aanbieden.
Kosten
Elke ondertekening van een document wordt afgerekend in credits.
De ondertekening van een document met maximaal 2 handtekeningen kost 1 credit. Elke extra handtekening kost vervolgens 0,5 credit extra.
De waarde van 1 credit bedraagt €1,10 en wordt aan de abonnement houder in rekening gebracht.