English
Wil je geheel papierloos werken dan ondersteunen we met eveHRyday ook online ondertekenen.
Wanneer je gebruik wilt maken van de functie online ondertekenen in eveHRyday dan moet dit eerst geactiveerd worden binnen je bedrijf of bedrijven. Heb je rechtstreeks een abonnement op eveHRyday neem dan contact met ons op, we zetten deze functie dan actief in jouw omgeving. Maak je gebruik van eveHRyday via je salarisverwerker of accountant, neem dan contact op met hen. Zij kunnen dan contact met ons opnemen om deze functie actief te zetten in hun omgeving en het voor jouw bedrijf of bedrijven te activeren.
Instellen
Als salarisverwerker stel je deze functie in onder instellingen per bedrijf. Je gaat daarvoor via het linkermenu instellingen naar de tab Algemeen. Onder ingeschakelde functies vink je vervolgens 'Document onderteken verzoeken' aan.
Bij de support tekst over documenten templates lees je hoe je een template kunt instellen waardoor je snel en eenvoudig bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst kunt genereren en ter ondertekening kunt aanbieden.
Aanvragen handtekening
Je gaat naar de werknemer, of nieuwe werknemer bij de concept mutaties, en vervolgens kies je voor Documenten in de horizontale menu balk.
Kies voor '+ Document Toevoegen'.
Nadat je een document hebt toegvoegd open je de regel. Je kunt dan eventueel daar de naam van het document nog wijzigen.
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Handtekening uitvragen'. Standaard staat het email adres van de werknemer en werkgever al gevuld, je kunt dit nog wel wijzigen maar dit wijzigt dan alleen voor de aanvraag, niet in de stamkaart.
Vul daarna bij 'Ondertekenaar e-mailadressen' het e-mail adres van degene die moet ondertekenen in. Wil je meerdere ondertekenaars dan kun je deze e-mail adressen eenvoudig toevoegen. De uitnodigingen ter ondertekening worden telkens na ondertekening van de vorige verzonden. Bepaal zelf de volgorde door de regel met email adres te verplaatsen door met de muis links van de regel te gaan staan en daar zie je de pijltjes om te verslepen.
Nadat iedereen heeft ondertekend zal daarvan een melding gaan naar alle ondertekenaars met een kopie van het document inclusief audittrail.
Wettelijk vertegenwoordiger
Is de werknemer jonger dan 16 jaar dan dient er altijd een wettelijk vertegenwoordiger mede te ondertekenen. We vangen dit af door dit verplicht te stellen. Zodra dit voorkomt dan zal er een extra regel verschijnen om de naam en email van de wettelijk vertegenwoordiger in te voeren zodat deze ook een mail ontvangt ter ondertekening van het document.
Documenten in eveHRyday
Het originele document in eveHRyday wordt nadat iedereen heeft ondertekend verzegeld en uitgebreid met een audittrail.
Let op: Voor de upload werkt dit alleen met PDF documenten, wanneer je kiest voor 'genereer document van template' of 'genereer document van .docx bestand' dan wordt er automatisch een PDF van gemaakt.
Status & Intrekken
Wanneer je de document regel opent zie je ook direct de status, per ondertekenaar zie je dan of er reeds ondertekent is of dat het nog in afwachting staat.
Wil je nog een aanpassing doen dan kun je het ter ondertekening aangeboden document 'intrekken' oftewel annuleren. Vervolgens kun je het opnieuw aanbieden of verwijderen en een volledig aangepast document ter ondertekening aanbieden.
Herinnering en vervallen van de aanvraag
Bij geen handtekening komt er elke 4 dagen automatisch een herinnering totdat de uitvraag verloopt (dat is na 14 dagen).