English
Dat kan op twee manieren. Je kunt de medewerker een uitnodiging sturen of deze volledig zelf aanmaken.
1. Medewerker uitnodigen
Nodig je nieuwe medewerker uit via de button ‘Medewerker uitnodigen’. Het enige wat je hoeft te doen, is het e-mailadres invoeren en eventueel een andere taal selecteren. Optioneel kun je een persoonlijk bericht toevoegen. Vervolgens klik je op ‘Medewerker uitnodigen’. Op dat moment controleren we of het bericht kan worden afgeleverd. Zo niet, dan word je daar direct over geïnformeerd.
Je nieuwe medewerker ontvangt een e-mail met daarin de ‘magic link’. Hiermee komt hij direct -zonder een account te hoeven aanmaken- op een pagina terecht waar hij zijn persoonlijke gegevens kan invullen. Tevens kan hij daar aangeven of de loonheffingskorting moet worden toegepast. Zodra je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden, ontvang je daarvan een e-mail.
Herinnering
Reageert je nieuwe medewerker niet binnen 2 dagen? Dan wordt er automatisch een herinnering gestuurd. Na 5 dagen volgt een tweede herinnering. Heeft je nieuwe medewerker dan nog steeds niets aangeleverd? Dan ontvang je als werkgever na 7 dagen een herinnering. Je hebt dan de mogelijkheid om de uitnodiging te annuleren of opnieuw te verzenden.
Gegevens (alvast) aanvullen
Nadat je de medewerker hebt uitgenodigd, kun je eventueel alvast de informatie, zoals contract en salaris toevoegen. Nadat je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden, wijzigt de status van uitgenodigd naar concept. De status is terug te vinden via de menu optie ‘Werknemers’ aan de linkerzijde. Als alle overige verplichte informatie is ingevoerd, kun je de nieuwe medewerker aanmelden. Zodra je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden, ontvang je daarvan een e-mail.
2. Medewerker zelf aanmaken
Via eveHRyday voeg je eenvoudig nieuwe werknemers toe. Er zitten diverse validaties en verplichte velden in het formulier waarbij je geholpen wordt met de invoer. Zo wordt het adres automatisch aangevuld op basis van postcode en huisnummer, en worden BSN en IBAN gevalideerd. Zolang niet alle verplichte velden zijn ingevuld, kun je de werknemer nog niet insturen. Wel kun je deze dan al in concept klaarzetten, zodat je het op een later moment verder kunt afhandelen.
Klik in het linkermenu op ‘Werknemers’. Vervolgens klik je op ‘+ Medewerker aanmaken’. Daarna vul je de velden in die je tegenkomt. Velden met een * zijn verplicht. eveHRyday controleert of het werknemersnummer reeds in gebruik is, zodat je nooit een dubbel nummer kan invoeren.
De ‘Datum in dienst’ bepaalt in welke periode de aanmelding plaatsvindt. Indien deze datum vóór de huidige periode ligt, wordt de werknemer met terugwerkende kracht in dienst gemeld. Let op: als het gaat om een indiensttreding in een voorgaand jaar, kan dit niet worden aangeleverd via eveHRyday. Neem hiervoor contact op met je salarisverwerker.
Tenslotte kun je nog een opmerking toevoegen en bijlagen (max. 7 mb totaal) meesturen. Klik vervolgens op ‘Opslaan als concept’ en eveHRyday controleert of alles correct is ingevuld. Daarna kun je de mutatie verzenden. Na verzending wordt de werknemer direct aangemeld in het salarispakket. Daarbij wordt o.a. het jaarloon BT automatisch gevuld en zorgt het geselecteerde ‘Werknemerstype’ voor de juiste ‘default medewerker’ instellingen.