Hoe maak ik een werknemer aan?

Dat kan op twee manieren. Je kunt de medewerker een uitnodiging sturen of deze volledig zelf aanmaken.

 

1. Medewerker uitnodigen

Nodig je nieuwe medewerker uit via de knop "Medewerker uitnodigen". Enige wat je hoeft te doen is het email adres in te voeren en eventueel een andere taal te selecteren. Optioneel kun je nog een persoonlijk bericht toevoegen. Vervolgens klk je op de knop "Medewerker uitnodigen".

Op dat moment controleren we of het bericht kan worden afgeleverd en zo niet wordt je daar direct over geïnformeerd.

Je nieuwe medewerker ontvangt een email bericht met daarin een knop, de magic link, waarmee hij direct zonder verder een account te hoeven aanmaken op een pagina terecht komt waar de persoonlijke gegevens kunnen worden ingevuld. Tevens kan daar direct ook aangegeven worden of de loonheffingskorting moet worden toegepast.

Zodra je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden ontvang je daarvan een email.

 

Herinnering

Reageert je nieuwe medewerker niet binnen 2 dagen dan zal er automatisch een herinnering worden verstuurd, na 5 dagen zal er een tweede herinnering worden verstuurd.   Is er dan door je nieuwe medewerker nog steeds niets aangeleverd dan ontvang je als werkgever na 7 dagen een herinnering. Je hebt dan de mogelijkheid om de uitnodiging te annuleren of opnieuw te verzenden. 

Gegevens (alvast) aanvullen

Nadat je de medewerker hebt uitgenodigd kun je eventueel alvast de gegevens zoals contract, salaris, enzovoorts invullen.  Nadat je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden zal de status - terug te vinden via de menu optie werknemers aan de linkerzijde - wijzigen van uitgenodigd naar concept.  Als alle overige verplichte informatie is aangevuld kun je de nieuwe medewerker aanmelden.

Zodra je nieuwe medewerker zijn gegevens heeft ingevuld en verzonden ontvang je daarvan een email.

 

 

2. Medewerker zelf aanmaken

Via eveHRyday voeg je eenvoudig nieuwe werknemers toe.  Er zitten diverse validaties en verplichte velden in het formulier waarmee je geholpen wordt met de invoer. Zo wordt het adres automatisch aangevuld op basis van postcode en huisnummer, wordt een BSN en IBAN gevalideerd.

Zolang niet alle verplichte velden zijn ingevuld kun je de werknemer nog niet insturen, wel kun je deze dan al in concept klaarzetten zodat je op een later moment het verder kunt afhandelen.

Klik in het linkermenu op "Werknemers".  Vervolgens klik je op "+ Medewerker aanmaken".  Daarna vul je de velden die je tegenkomt, velden met een * zijn verplicht. eveHRyday controleert of het werknemersnummer reeds in gebruik is zodat je nooit een dubbel nummer kan invoeren.   

De datum indienst bepaalt in welke periode de aanmelding plaatsvindt. Indien deze datum vóór de huidige periode ligt zal de werknemer met terugwerkende kracht (TWK) in dienst worden gemeld.  Let op: indien het gaat om een indiensttreding in een voorgaand jaar kan dit niet worden aangeleverd via eveHRyday neem daarvoor contact op met je salarisverwerker.

Tenslotte kun je nog een opmerking toevoegen en kun je bijlagen (max 7mb totaal) meesturen.

Klik vervolgens op "Opslaan als concept" en eveHRyday zal controleren of alles correct is ingevuld.  Daarna kun je de mutatie verzenden.

Na verzenden zal de werknemer direct aangemeld worden in het salarispakket. Daarbij worden o.a. het jaarloon BT automatisch gevuld en zorgt het geselecteerde "Werknemerstype" voor de juiste "default medewerker" instellingen.