English
Instellen van verlof doe je per bedrijf.
Selecteer het gewenste bedrijf en ga naar instellingen.
Vink op het tablad Algemeen Verlof aan onder ingeschakelde functies. Wil je dat de medewerkers de mobile app kunnen gebruiken hiervoor vink dan ESS app aan als dat nog niet is gedaan.
Nadat je verlof hebt ingeschakeld komt er een tabblad verlof bij. Ga naar dat tabblad en stel het aantal verlofuren in op fulltime basis, wettelijk en bovenwettelijk samengeteld.
Let op standaard vullen we daar 4 x de uren van een normale fulltime werkweek behorende bij dat bedrijf. Dus een bedrijf met een 40-urige werkweek dan zie je daar 160 staan.
Wellicht overbodig maar hoe reken je van dagen naar uren? Uren per dag x aantal verlofdagen is fulltime uren per jaar.
Feestdagen & bijzonder verlof
Feestdag
Wanneer een medewerker een verlofaanvraag indient voor een periode waarin een feestdag valt dan kun je ervoor zorgen dat voor die dag geen uren worden afgeschreven. Standaard vullen wij bij ieder bedrijf de feestdagen in voor het huidige en volgende jaar. Dit zijn de standaard Nederlandse feestdagen.
Wil je hier in jouw bedrijf geen gebruik van maken dan dien je elk jaar de feestdagentabel leeg te maken door alle regels te verwijderen.
Wil je juist dagen toevoegen waarop jou medewerkers geen verlof hoeven in te leveren dan kun je extra regels toevoegen aan de feestdagen tabel, je selecteert dan de optie "verplicht" zodat je precies ziet welk de officiële zijn en welke de bedrijfseigen.
Bijzonder verlof
Voor bijzonder verlof kan de medewerker in zijn aanvraag dit aanvinken, na goedkeuring zal deze verlofboeking in het overzicht zichtbaar zijn met een * ervoor, deze uren worden niet van het verlofrecht afgeschreven.
Hoe wordt verlofrecht berekent.
We berekenen het verlof op basis van onderstaande formule en we ronden daarbij af op 2 decimalen.
medewerker uren per jaar / bedrijf uren per jaar x verlof recht.
Voorbeeld 1
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat een medewerker het gehele jaar in dienst is.
In een bedrijf wordt 40u per week gewerkt en ze hebben 28 vakantiedagen.
Een medewerker werkt van maandag tot en met donderdag en werkt iedere dag 4 uur. We tellen dan van al die dagen de uren bij elkaar. Het totaal aantal uren kan afwijken per kalender jaar, we tellen namelijk op basis van SV dagen (ook wel werkdagen). Een jaar heeft altijd 260, 261 of 262 dagen.
Het aantal totaal te werken dagen/uren kan dus verschillen. We rekenen in dit voorbeeld met kalenderjaar 2024, een schrikkeljaar met 262 dagen.
In dit voorbeeld komen we dan in 2024 uit op 840 uur voor de medewerker, we komen uit op 224 uur aan verlofrecht en 2096 uur fulltime.
Deze medewerker heeft dus voor het gehele jaar:
840 / 2096 x 224 = 89,77 uur
Wanneer deze medewerker echter een contract voor bepaalde tijd heeft of pas later dit jaar in dienst komt dan rekenen we alleen voor die dagen. Bij een tijdelijk contract herrekenen we dit dan zodra het contract wordt verlengd.
Voorbeeld 2
Zelfde medewerker als in voorbeeld 1 maar nu met een contract voor bepaalde tijd tot en met 31 augustus.
We komen dan op 556 uur
Deze medewerker heeft dus voor de periode 1.1 tot en met 31.8:
556 / 2096 x 224 = 59,42 uur
Hoe wordt de afschrijving van het verlof berekent
Het aantal uur dat wordt afgeschreven wordt bepaald op basis van het rooster van de werknemer, eventueel aanwezige feestdag en of er door de werknemer is gekozen voor Bijzonder verlof in de aanvraag.
Je kunt niet in 1 aanvraag zowel bijzonder verlof als regulier verlof aanvragen.
Indien het rooster wisselt nadat een verlofaanvraag is goedgekeurd dan zullen we die verlofboeking ook automatisch corrigeren naar het nieuwe rooster.
Nieuwe verlof saldi
Elk jaar voordat het nieuwe jaar begint, op 1 december, zal het verlof voor dat nieuwe jaar automatisch worden toegekend. Gedurende de eerste paar maanden in het nieuwe jaar zullen we ook nog monitoren of er verlofaanvragen zijn gedaan in het oude jaar die nog van invloed zijn op het saldo van vorig jaar.
Correctie
Wanneer je voor het eerst start met verlof in een bedrijf via eveHRyday, gedurende het jaar bijvoorbeeld of na een conversie, dan kun je handmatig op het verlof ingrijpen. Per balanstype die er aanwezig is kun je een saldo aansturen. Je doet dat eenvoudig door een positieve waarde of negatieve waarde in te voeren en de totale uren van die balans zullen daarmee worden gecorrigeerd.
Vooral wanneer je gedurende het jaar start is het wenselijk om juist alle reeds gedane verlofboekingen ook in te voeren en dus in tegenstelling tot hierboven kun je dan verlofboekingen doen op de specifieke data zoals dat al was gedaan. Hierdoor heb je een kloppend jaaroverzicht.
