Personio

Wat doet de koppeling?

De koppeling controleert elke 5 minuten in Personio of er een wijziging is geweest bij een medewerker. Zodra er dan een wijziging is geconstateert zal er hiervan voor deze medewerker een concept mutatie worden aangemaakt in eveHRyday.

In eveHRyday kan de HR professional vervolgens deze mutatie eerst nog verifiëren of aanvullen indien er nog ontbrekende data zijn.  Dit laatste zal met name voorkomen bij nieuwe medewerkers.  Daarna kun je dan de mutatie verzenden en wordt deze op de gebruikelijke manier verder verwerkt door de salarisverwerker.

Voorbereiding voordat je de koppeling instelt en activeert

Bij de eerste keer dat we de koppeling activeren gaan we proberen of we de gevonden medewerkers in Personio kunnen matchen aan de medewerkers in eveHRyday.  We doen dit door te matchen op het email adres van de medewerker.

Wij adviseren, om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, als eerste stap daarom een lijst te exporteren met de email adressen vanuit Personio en vanuit Nmbrs en ervoor te zorgen dat je deze eerst gelijk zet. 

Instellen van de koppeling in Personio

Omdat je in Personio meerdere bedrijven binnen 1 omgeving kunt hebben maak je per entiteit een apart koppeling.  Op die manier kunnen we ervoor zorgen dat de juiste gegevens in de juiste entiteit ook gescynchroniseerd worden met eveHRyday en vervolgens Nmbrs.  De onderstaande stappen zul je dan bij meerdere bedrijven per bedrijf moeten herhalen.

Je stelt eerst de koppeling in bij Personio.

Stap 1 Enter integration info: Ga daarvoor in Personio in het linkermenu naar Settings en kies vervolgens voor API credentials.  Klik daarna op Create custom integration.

Je komt dan in onderstaande scherm. In de eerste stap geef je de integratie een naam.   Bijvoorbeeld: "eveHRyday koppeling - eveHRyday (demo)" waarbij je dan 'eveHRyday (demo)' vervangt door je eigen bedrijfsnaam.  

Klik op  next voor de volgende stap.

Stap 2:  Configure acces rights:  Hier geef je aan welke attributen eveHRyday mag aanroepen.  We kiezen hier enkel "Medewerkers of Employees" en vinken dan "Lezen of  Read" aan.

Daarna moeten we nog de attributen selecteren, klik op Kies attributen en dan op alles selecteren.

Klik weer op next om naar de volgende stap te gaan.

Stap 3 Create integration:

Om uiteindelijk de koppeling te leggen heb je nog een client-ID en een API secret nodig. Deze gegevens kun je kopiëren in Personio en plakken in eveHRyday.

⚠️ De API secret kun je het beste kopiëren en opslaan, die kun je slechts 1x kopiëren namelijk.

Of

wacht met afronden in Personio totdat je API secret eerst naar eveHRyday hebt gekopieerd.

Instelling van de koppeling in eveHRyday

Nadat je de 3 stappen in Personio hebt doorlopen kun je de koppeling instellen in eveHRyday.

Ga daarvoor in eveHRyday naar je bedrijf en klik in het menu aan de linkerkant op instellingen en daarna op de tab Personio. Daar kun je dan het Client ID en het API Secret plakken.

Meerdere juridische entiteiten

Indien je meerder bedrijven hebt, in Personio heet dat juridische eniteiten (of subcompanies) dan dien je in eveHRyday ook het veld Subcompanies te vullen. Let op de naam dient exact overeen te komen met zoals die in Personio is geschreven.