Instellen van de declaratie module

Ga via het linkermenu declaraties naar de instellingen pagina. Klik vervolgens op het tandwiel links van de export knop. 

 

Categorieën

Voordat je met de declaraties kunt starten moet je de categorieën aanmaken. Een categorie is de soort declaratie.  Denk aan "aantal kilometers", "lunch met collega's", "lunch met klanten", "openbaar vervoer".

 

Type en code instelling

Bij type geef je aan of het gaat om een bedrag, afstand of aantal. In het geval van afstand en aantal dan vul je ook een eenheidsprijs in. Voor de reiskosten (afstand) staat op systeem niveau ingesteld welk deel van de reiskosten als onbelast geboekt moet worden, alles daarboven gaat naar de 2e code.  Bij de code geef je dan door een komma gescheiden respectievelijk de code voor de onbelaste en belaste reiskosten in.

Bij aantal en bedrag heb je altijd maar 1 code. Een code kan alleen ingesteld worden als er een actieve integratie is met je salarissoftware. Neem contact op met je salarisverwerker over welke code(s) je hier kunt invoeren.  Wanneer er geen code wordt ingevuld kan de declaratie niet via de salarisadministratie worden uitbetaald.

 

Omschrijving per taal

Voor elke categorie kun je 2 talen instellen, Nederlands (NL) en Engels (EN).  Een medewerker die zijn telefoon engelstalig heeft ingesteld zie daarmee de Engelse omschrijving, bij nederlandstalige instelling de Nederlandse omschrijving.

 

Automatisch goedkeuren

Bij automatisch goedkeuren kun je instellen of een declaratie in 1 keer door mag. Stel bijvoorbeeld in bij de categorie lunch tot 25 euro en elke declaratie tot en met 25 euro zal automatisch worden goedgekeurd en bij een integratie ook direct doorgestuurd worden naar de salarissoftware

 

Facturen en bonnen, rechtstreeks naar je boekhoudsoftware

Wanneer je de declaratie inclusief de bijlage wilt doorsturen nadat de declaratie is goedgekeurd dan zet je bij "Stuur e-mail bij goedkeuring" het schuifje naar rechts. Zorg er ook voor dat een bijlage verplcht is.  Bij bedrijf instellingen kun je op de tab declaraties het gewenste e-mail adres invoeren.

 

Uitbetalen van de declaraties

De declaraties waarbij een code is ingesteld zullen automatisch na goedkeuring worden doorgestuurd naar de salarissoftware. De uitbetaling loopt via de salarisadministratie.

Wanneer je geen code invult en een mail laat versturen na goedkeuring naar de financiële administratie dan kan de declaratie via de financiële administratie worden uitbetaald.