Interview Energetic

Salarisbureau Energetic zocht een manier om maandelijkse piekdruk en losse mutaties via mail en papier achter zich te laten. Met eveHRyday laten zij klanten nu zelf mutaties aanleveren, terwijl zij de controle houden op kwaliteit. In dit interview vertelt Pieter Segers, eigenaar van Energetic, hoe ze dat hebben aangepakt.

Kun je kort vertellen wat jullie doen en hoe jullie samenwerken met jullie klanten?

Wij zijn een full service salarisbureau. We verzorgen salarissen en HR zoals verlof, verzuim en urenregistratie. Voor veel klanten voeren wij de mutaties nog zelf in, maar we maken bewust de stap naar een werkwijze waarin klanten mutaties zelf aanleveren en wij controleren.

De output leveren we nu nog volledig aan, al leggen we dat steeds vaker bij de klant neer. Zo kunnen zij precies pakken wat zij nodig hebben, terwijl ze toch volledig ontzorgd blijven.

Onze grootste klant heeft ongeveer 250 medewerkers. De meeste klanten zitten tussen 10 en 90 medewerkers. Het liefst werken we met organisaties van 60 tot 100 medewerkers.

Hoe verliep het mutatieproces twee jaar geleden?

Rond de 20e tot 26e van de maand stonden we standaard op scherp. Veel mutaties kwamen op het laatste moment binnen. Daarnaast kregen we soms handgeschreven mutaties via verschillende kanalen, wat structureren en documenteren onnodig lastig maakte.

Bij de start met eveHRyday hebben we eerst geïnventariseerd welke mutaties we verwerken. Negentig procent bleek van hetzelfde type. Dat gaf direct richting.

Rond de 20e tot 26e van de maand stonden we standaard op scherp.

Kun je iets vertellen over de start met eveHRyday?

Klanten konden meteen aan de slag. Na het eerste mailtje kwamen binnen tien minuten de eerste gegevens binnen. Waar eerder een uitgebreide demo nodig was over dataveiligheid en digitale loonstroken, is het nu plug and play met een korte uitleg en een sheet.

De structuur met teams, managers en gekoppelde medewerkers is bewust eenvoudig. Je ziet altijd wie bij welke manager hoort. Ook wettelijk en bovenwettelijk verlof wordt automatisch bijgehouden, inclusief afboekingen en houdbaarheidsdata. Dat geeft overzicht en vertrouwen.

Waar eerder een uitgebreide demo nodig was over dataveiligheid en digitale loonstroken, is het nu plug and play met een korte uitleg en een sheet.

Wat is er voor jullie veranderd sinds eveHRyday?

Het bekende piekmoment is verdwenen. Mutaties komen nu verspreid over de maand binnen en worden afgehandeld zodra ze binnenkomen. Vergeleken met twee jaar geleden is dat een wereld van verschil.

We werken met een aparte mailbox waarin acties gestructureerd binnenkomen. Het vierogenprincipe is geborgd: de klant voert een wijziging door, wij controleren en documenteren die direct. Handgeschreven mutaties behoren tot het verleden.

We draaien de run, vergelijken met de vorige maand en doen waar nodig een testrun. Zo halen we afwijkingen er eerder uit en maken we minder fouten. Ook bij onderwerpen als vakantietijdbetalingen en heffingskortingen denken we gerichter mee en geven we beter advies.

Grotere klanten waarderen dat zij mutaties door de hele maand kunnen doorzetten. Dat zorgt voor rust aan beide kanten.

Dat zorgt voor rust aan beide kanten.

Wat zou je andere payroll providers of salarisverwerkers willen meegeven?

Het is eenvoudig in gebruik en makkelijk te koppelen aan Nmbrs. De voordelen zijn snel voelbaar, zeker in verhouding tot de kostprijs. Andere systemen kunnen vergelijkbare dingen, maar vragen vaak meer werk en brengen hogere kosten mee. Dit platform biedt precies wat je dagelijks nodig hebt en de kosten blijven netjes.

Wil je meer op data en rapportages sturen, dan zet je gericht een aanvullend systeem in. Zo betaal je alleen voor wat je nodig hebt. De grootste winst is de rust door de maand heen, en klanten pakken het moeiteloos op.

Dit platform biedt precies wat je dagelijks nodig hebt en de kosten blijven netjes.