Voor SalarisExperts stond één vraag centraal: hoe maak je het aanleveren en verwerken van mutaties overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig? Waar wijzigingen eerst via allerlei losse kanalen binnenkwamen, zorgt eveHRyday nu voor één centrale werkwijze waarin klanten zelf gestructureerd mutaties invoeren. Dat levert niet alleen tijdwinst op voor het salarisadministratiekantoor, maar ook meer rust, duidelijkheid en betrokkenheid bij klanten.
Wij zijn SalarisExperts en ondersteunen MKB ondernemingen bij hun salarisadministratie. De salarisverwerking via Salarisexperts is een aanvullende dienst op onze accountancy werkzaamheden (via een 2-tal administratiekantoren), maar wel één waarin wij onze klanten
volledig willen ontzorgen.
Onze focus ligt op veiligheid, overzicht en gemak. Wij willen dat klanten hun
salarisadministratie op een veilige manier kunnen voorbereiden en aanleveren, maar tegelijkertijd ook zelf inzicht houden in wat er gebeurt. Veel van onze klanten werken met Nmbrs. Dat is een krachtig systeem, maar wordt door klanten vaak als technisch ervaren.
Vanuit die behoefte aan meer gebruiksvriendelijkheid zijn wij op zoek gegaan naar een oplossing die daar beter op aansluit en zo zijn wij bij eveHRyday uitgekomen.
Wij bedienen voornamelijk MKB organisaties, van DGA’s tot bedrijven met ongeveer 50 tot 100 medewerkers.
Voorheen kregen wij mutaties via allerlei verschillende kanalen binnen. Klanten belden, mailden, stuurden WhatsApp berichten of gebruikten andere losse manieren om wijzigingen door te geven. Op een gegeven moment raakten wij daarin het overzicht kwijt.
Mutaties kwamen bijvoorbeeld in iemands mailbox terecht terwijl diegene afwezig was. Dan was het lastig om te achterhalen wat precies de bedoeling was en hoe de mutatie verwerkt moest worden. Daarnaast ontvingen wij allerlei verschillende documenten, waar wij zelf de relevante wijzigingen uit moesten halen.
Dat kostte veel tijd en zorgde voor onnodige afstemming. Onze wens was daarom duidelijk: alle mutaties op één centrale plek, gestructureerd aangeleverd, zodat zowel interne als externe mutaties overzichtelijk verwerkt konden worden.
De start met eveHRyday verliep voor ons heel soepel. Het systeem was snel operationeel en onze klanten pakten het gebruik snel op.
Wat ons vooral opviel is de tijdwinst. Van een horecaklant kregen wij voorheen iedere maand soms wel twintig mutaties. Dat ging via losse mails, telefoontjes en berichten. Nu voert de klant al deze mutaties zelf in eveHRyday in. Wij controleren dat en draaien vervolgens alleen nog de verloning.
In plaats van twintig losse contactmomenten blijven er nu nog maar een paar variabele mutaties over. Dat scheelt enorm veel tijd en ruis. En dit is geen uitzondering, maar iets wat wij bij meerdere klanten terugzien.
Daarnaast maken wij inmiddels ook arbeidsovereenkomsten via eveHRyday. Deze kunnen klanten eenvoudig digitaal ondertekenen. Dat levert ons en onze klanten veel tijdwinst en extra gemak op.
Wij merken wel dat eveHRyday nog volop in ontwikkeling is. Voor een salarisadministratiekantoor missen we soms nog functionaliteiten die meer inzicht geven.
Tegelijkertijd zien we dat als een voordeel, omdat wensen snel opgepakt worden en doorontwikkeling mogelijk is.
Sinds wij met eveHRyday werken, is de kwaliteit van mutaties duidelijk verbeterd. Doordat klanten zelf gestructureerd invoeren, is direct helder om welke aantallen en bedragen het gaat. Er is nauwelijks nog gepingpong of aanvullende afstemming nodig.
Met name bij organisaties met nulurencontracten en veel variabele oproepen merken wij de grootste tijdwinst. Variabele mutaties staan snel en correct in het systeem, waardoor de salarisverwerking efficiënter verloopt.
Daarnaast merken wij dat klanten meer betrokken raken bij hun administratie. Ze zien zelf wat er gebeurt en krijgen meer feeling met hun personeels en salarisgegevens.
Ons advies aan andere payroll providers en salarisverwerkers is eigenlijk heel simpel: gewoon doen. De voordelen zijn duidelijk. En daarnaast: hoe meer kantoren met eveHRyday werken, hoe beter het product zich blijft ontwikkelen.
English