Qapitaal helpt mkb-bedrijven groeien met mensgericht werkgeverschap. Met eveHRyday maken ze mutaties en salarisverwerking eenvoudiger, gestructureerder en minder foutgevoelig. Voor meer rust, kwaliteit en betrouwbaarheid.

Kun je kort vertellen wie jullie zijn, wat jullie doen en hoe jullie klanten ondersteunen?

Wij zijn Qapitaal en onze missie is om bedrijven te helpen versnellen naar mensgericht werkgeverschap. Wij geloven dat dit een belangrijke motor is voor groei. Alles begint bij mensen, daarom moeten de zaken rondom deze mensen goed georganiseerd zijn.

Om dit goed te kunnen doen, maken we onderscheid tussen twee stromen van dienstverlening. Aan de ene kant heb je de basis, de hygiëne. Denk aan compliance, wet- en regelgeving, goede salarisadministratie, juridische documenten en bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon. Aan de andere kant begeleiden we bedrijven op een meer strategisch niveau en het inrichten van een sterke employee journey. “Hoe word je de werkgever van de toekomst, waar ook de huidige generatie later nog wil werken?”

Wij vinden het belangrijk om onze klanten bij beide stromingen te helpen: hygiëne en strategie. Want je kunt ontzettend veel investeren in de medewerkersreis en strategie, maar als een medewerker vervolgens een verkeerde loonstrook krijgt, heeft dat weinig effect. De basis moet eerst op orde zijn.

Wie zijn jullie klanten met name?

We werken vooral voor het kleinere mkb, tot ongeveer 300 medewerkers. Aan de administratieve kant, waar eveHRyday ook voor wordt ingezet, gaat het vaak om wat kleinere bedrijven. Onze adviesprojecten doen we vaker bij grotere organisaties, meestal vanaf 50 medewerkers. Dat zijn bedrijven die begrijpen dat investeren in mensen geen kostenpost is, maar juist iets oplevert. Dat zijn de klanten die we kunnen helpen versnellen.

Hoe verliep het proces van mutaties en salarisverwerking voordat jullie met eveHRyday werkten?

Het proces was behoorlijk divers. Mutaties kwamen via allerlei kanalen binnen. Nmbrs biedt natuurlijk mogelijkheden voor mutaties en snelinvoer, maar in de praktijk zagen we dat vooral klanten met wat meer digitale vaardigheden dat goed in de vingers kregen.

Voor kleinere werkgevers werkt dat anders. Zij hebben minder mutaties en komen daardoor minder vaak in aanraking met een systeem als Nmbrs. Dan voelt zo’n omgeving al snel complex en veel. Het gevolg was dat klanten hun mutaties op verschillende manieren bleven aanleveren.

Waarom was dat lastig?

Zo’n proces vroeg om veel menselijke handelingen van onze kant. We waren gegevens aan het overkloppen en daarmee werd de kans op fouten groter. Zeker als informatie telefonisch werd doorgegeven. Verstaan we precies wat er aan de andere kant van de lijn wordt gezegd? En komt dat dan foutloos in het systeem?

Daar zat voor ons een duidelijke kans: hoe kunnen we de kwaliteit verder verhogen en tegelijkertijd het proces makkelijker maken? Daarom zijn we met eveHRyday gestart.

Hoe zijn jullie gestart met eveHRyday en wat viel jullie het meest op in het gebruik door jullie zelf en jullie klanten?

Verandering is voor klanten soms lastig. Als ze eenmaal gewend zijn om Excel-bestanden aan te leveren, kan het best gevoelig liggen om iets nieuws te introduceren. Daarom hebben we klanten zoveel mogelijk gesproken en stap voor stap meegenomen.

We hebben gezegd: je kunt er nu alvast mee testen en proberen, maar per 1 januari gaan we echt over. Dat was voor ons wel een duidelijke keuze, omdat we zelf de toegevoegde waarde zagen.

Het mes snijdt aan twee kanten. Voor klanten wordt het makkelijker om mutaties in te voeren. Voor ons wordt het proces minder foutgevoelig en efficiënter.

Wat is er voor jullie veranderd sinds de inzet van eveHRyday?

De grootste verandering zit in de kwaliteit van het proces. Mutaties komen gestructureerder binnen, waardoor wij minder hoeven over te typen en minder afhankelijk zijn van losse mails, telefoontjes of verschillende bestanden.

Daardoor wordt de kans op fouten kleiner en kunnen we consistenter werken. Dat levert niet alleen tijd op, maar vooral ook rust en betrouwbaarheid in de salarisverwerking.

Wat ik daarnaast prettig vind, is dat we makkelijk kunnen schakelen met Ralph. Omdat eveHRyday nog relatief klein is, is de support heel snel. Ook maatwerk is bespreekbaar, omdat Ralph dicht op de ontwikkeling zit. Dat directe contact vind ik erg prettig.