Wanneer je de salarisadministratie van je klanten verwerkt met VismaNmbrs dan heb je hele mooie software in handen waarmee je bijzonder efficiënt de salarisadministratie van je klanten kunt verwerken. eveHRyday is een applicatie die deze efficiëntie zelfs kan verhogen én daarnaast ook nog de kwaliteit van je dienstverlening kan verbeteren. De belofte van VismaNmbrs is altijd geweest "verdubbel je praktijk". De belofte van eveHRyday is "verdubbel je capaciteit". 

Waarom nóg een systeem erbij?

"Maar ik houd graag de controle over wat er wel en niet ingeboekt wordt in het salarissysteem", horen we vaak als argument om eveHRyday toch maar geen kans te geven. Wij maken al gebruik van de mutatieformulieren en de HR workflows", is ook een veel gehoord argument.

Terechte opmerkingen, heel begrijpelijk. Echter denken we bij eveHRyday dat we deze en andere veelgehoorde argumenten aantoonbaar kunnen weerleggen. Want wie wil er nou niet de kwaliteit van de dienstverlening verhogen! En nog beter, zonder de kosten te verhogen.

Waarom dan toch eveHRyday een kans geven? Een extra systeem betekent toch sowieso extra kosten? Voordat ik je dit uit ga leggen zal ik mezelf eerst aan je voorstellen.

Wie ben ik?

Mijn naam is Ralph Wilbers.

In 2009 heb ik WePayroll opgericht. Ik ben nog steeds volledig eigenaar en dagelijks betrokken bij dit bedrijf. WePayroll is een full service salariskantoor. We werken sinds eind 2009 met de software van VismaNmbrs. We bedienen DGA's, kleine bedrijven tot 25 medewerkers en, en dat is onze doelgroep, vele bedrijven tussen de 50 en 500 medewerkers.

Hierbij zitten een aantal grote internationale spelers waarvan soms het hoofdkantoor in het buitenland is gevestigd of soms alleen de contactpersonen in het buitenland. Bedrijven met meer dan 100 werknemers hebben ook niet altijd een HR systeem al zou je dat verwachten.

Tot maart 2020 ontvingen wij de mutaties van deze klanten via ons ticketsysteem. Nieuwe medewerkers werden aangeleverd via een excel formulier. Overige mutaties op alle denkbare formaten. Met WePayroll willen we graag kwaliteit bieden. Alle mutaties werden dus handmatig ingevoerd en (4-ogen principe) door een 2e persoon gecontroleerd. Dat geeft wel de gewenste kwaliteit, maar niet de gewenste efficiëntie.

Wat er vooraf ging aan het bouwen van de applicatie eveHRyday.

In de zomer van 2017 had ik het idee dat we ook maar eens gebruik moesten gaan maken van de mutatieformulieren die VismaNmbrs immers gratis aanbiedt.

We tuigden een nieuw concept op, onlinesalariskantoor genaamd. We gingen adverteren via Google adwords en het gehele concept was gebaseerd op het werken met mutatieformulieren. Laag tarief, want de klant leverde aan en wij hoefden alleen nog maar op akkoord te klikken. Was het idee. Door de Google adwords stonden we natuurlijk lekker bovenin de zoekresultaten en een jaar later hadden we er zo'n 70 tot 80 klanten bij.

Deze klanten waren afgekomen op het lage tarief, maar vooral op het online gemak. Al gauw bleek het concept, aan de kant van de salarisverwerker, niet zo mooi als dat het voor de klant wel was. Mutatieformulieren kwamen binnen maar moesten een voor een worden beoordeeld. Veelal niet volledig, terugzetten ter verbetering leverde geen reactie op. In het kort kwam het er op neer dat we meer moesten communiceren en veel naderhand nog handmatig toevoegen of aanpassen. Van de mutaties kwam ook al geen signaal. Kwaliteit bleef behouden maar het kostte meer werk in plaats van minder.

In de zomer van 2018 heb ik het besluit genomen om de mutatieformulieren alleen nog maar open te stellen voor declaraties. De laatste in de beoordelingsketen werd de klant zelf zodat wij er verder geen omkijken meer naar hadden.  Maar wat nu, de mogelijkheid van het online aanleveren van de mutaties, dat was en is nog steeds wel de wens.

Ben je er nog?

Fijn, dan ga ik je nu uitleggen waarom we bij WePayroll erg blij zijn met eveHRyday. En dat delen we graag met andere salariskantoren.

In maart 2020 zijn we bij WePayroll na een pilot van 6 maanden met een selecte groep klanten live gegaan met eveHRyday voor álle klanten. Groot, klein, Nederlands en anderstalig.

Inmiddels gaan tenminste 80% van alle mutaties via eveHRyday en daarmee hoeven we alleen nog maar wat specifieke dingen handmatig in te voeren.

Een voorbeeld;

Een van onze klanten, een grote wereldwijde IT dienstverlener, heeft elke maand gemiddeld 5 medewerkers die uit dienst gaan en 15 tot 20 nieuwe medewerkers.

Via eveHRyday verzorgen zij deze mutaties zelf. Dit is voor hen geen extra werk want ze moeten tenslotte toch altijd bepaalde informatie aanleveren.

Deze mutaties worden verzorgd vanuit een shared service center dat ze in Oost-Europa hebben opgetuigd. Omdat eveHRyday ook engelstalig kan worden ingesteld weten ze precies wat ze moeten invoeren.

Wanneer de salarisadministrateur 's ochtends binnenkomt staan de ingezonden mutaties klaar ter controle, die zijn dan al real time op moment van insturen ingevoerd in VismaNmbrs.

In minder dan een uur kunnen al deze mutaties worden gecontroleerd. Dus dat zijn 5 uitdiensttredingen en 20 indiensttredingen + nog diverse wijzigingen in minder dan 1 uur.

Nadat de payroll voor de betreffende maand is afgerond kan de klant vervolgens eenvoudig een mutatieverslag genereren waarop precies zichtbaar is welke mutaties er gedaan zijn, door wie ze gedaan zijn en wanneer. Je ziet daarop dan ook altijd de oude situatie. Superhandig toch!

Lang verhaal maar als je tot hier bent gekomen heb ik toch enigszins je interesse gewekt. Ik zou graag een half uurtje van je tijd willen gebruiken voor een online rondleiding.

Terugbelverzoek